Clase 5: Seguimiento

Clase 5: Seguimiento

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El objetivo del seguimiento es priorizar continuamente tus tareas y controlar tus pendientes.
Necesitas separar un espacio diario de al menos 15 minutos en la mañana. En este “daily” debes recorrer cada tarea abierta en tu central, así:
  • Tareas en “Hoy”: Prioriza nuevas tareas que quieras completar en ese día. Si mantienes una abierta en esa prioridad, simplemente planifica las subtareas o acciones que debes ejecutar para terminarla lo antes posible.
  • Tareas en “Pronto”: Mantén estas tareas en un tu radar. No es recomendable que hagas ninguna acción hasta que las priorices como “Hoy”, sin embargo, si tienes que realizar pequeñas acciones previas a su inicio, puedes planificarlas en tu día.
  • Tareas en “Seguimiento”: Es muy importante que entres a cada tarea para identificar si hay acciones rápidas que debes hacer para mantener su avance, por ejemplo: Enviar un correo presionando por el envío de la información que mantiene bloqueada a esa tarea.
  • Tareas en “Por definir”: No les prestes demasiada atención en tu daily a menos que ya no tengas tareas en “Hoy” o “Pronto”. Si es así, entonces es momento de priorizarlas.

Superpoder: Hoja de ruta diaria

¡En CAPS tienes superpoderes! Son el complemento ideal a la metodología y te ayudan a aumentar tu organización y productividad.
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De tu seguimiento vas a obtener tres resultados:
Tareas diarias
Es un listado de acciones que debes ejecutar en ese día. Traslada estas tareas a un espacio simple para su seguimiento, como un editor de texto, un cuaderno o post-its. Una recomendación es que asocies un enlace que te lleve a esa tarea en tu central:
Tareas a ejecutarse en ese día.
Tareas a ejecutarse en ese día.
Acciones de seguimiento
Esto aplica principalmente a las tareas que tienes en “Seguimiento”, porque son tareas que no requieren de ti y que están en la cancha de otra persona. La idea es que registres esas pequeñas acciones que haces para mantener su avance.
Usa un bloque de “Lista de tareas” en tu central para registrarlas en este formato:
<Fecha del registro> <Responsable>: <Descripción> <Enlace de seguimiento> / <Fecha del nuevo registro> <Responsable>: <Descripción> <Enlace de seguimiento>
Este es un ejemplo:
01/01 Carlos: Enviar el contrato firmado https://t.ly/sLk2l / 03/01 Push
  • El enlace debe llevarte al correo o mensaje que enviaste a Carlos pidiendo el contrato.
  • No siempre necesitas agregar un enlace. La palabra “Push” significa que le enviaste un recordatorio en esa fecha por la vía de comunicación original.
  • Continua registrando más acciones en ese mismo item, así:
01/01 Carlos: Enviar el contrato firmado https://t.ly/sLk2l / 03/01 Push / 05/01 Carlos me envía los cambios en el contrato. Le regreso con mis comentarios https://t.ly/sLk2l / 09/01 Push
  • Este método de seguimiento de acciones también es útil para registrar tus propias subtareas. De esta manera vas a tener toda la trazabilidad de la tarea en el mismo espacio. La diferencia es que tus subtareas no empiezan con el <Responsable>:
Subtareas propias y de terceros registradas en una tarea.
Subtareas propias y de terceros registradas en una tarea.
Información complementaria
Cuando identificas información complementaria a tus tareas dentro de tu proceso de centralización, es recomendable que la registres en tu central:
Información complementaria registrada en una tarea de la central.
Información complementaria registrada en una tarea de la central.

Superpoder: Juega al tenis

Una tarea es una tarea cuando te obliga a ejecutar un trabajo operativo.
“Revisar diariamente tu correo electrónico” es una tarea.
“Esperar la respuesta de José sobre tu último correo electrónico”, no lo es.
Cuando trabajas en una tarea hay momentos en los que depende de ti y otros en los que únicamente debes hacer un seguimiento por una respuesta de un tercero.
En la central mueves las tareas entre dos grupos dependiendo de ese estado:
  • “Hoy”: Cuando la tarea necesita de tu trabajo.
  • “Seguimiento”: Cuando la tarea está en la cancha de alguien más.
Y que esté “en la cancha de alguien más” es el resultado de “jugar al tenis”.
Jugando al tenis con una tarea.
Jugando al tenis con una tarea.
Tu objetivo debe ser tener la menor cantidad de tareas “en tu cancha” y pasarlas lo más rápido posible “a la cancha” de otros.
En tu central sólo deben existir tareas que puedes ejecutar o hacer seguimiento. No agregues recordatorios, notas o cualquier información que no sea un accionable.
En tu central sólo deben existir tareas que puedes ejecutar o hacer seguimiento. No agregues recordatorios, notas o cualquier información que no sea un accionable.