Clase 4: Priorización

Clase 4: Priorización

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El objetivo de la priorización es definir qué tareas vas a completar más rápido.
En CAPS esta priorización está directamente relacionada a la agrupación, así:
  • Hoy: Tareas que debes hacer hoy.
  • Pronto: Tareas que debes hacer en los siguientes 3 días.
  • Seguimiento: Tareas que no necesitan más ejecución de tu parte, pero que permanecen abiertas porque están en la cancha de otra persona y solo necesitas hacer un seguimiento.
  • Por definir: Tareas que todavía no has agrupado.
Tareas priorizadas dentro de la central.
Tareas priorizadas dentro de la central.
Esta priorización está acompañada de un “Estado” que cambia según vayas ejecutando la tarea:
  • Sin empezar: Tareas que todavía no ejecutas.
  • En curso: Tareas que estás ejecutando.
  • Listo: Tareas que ya finalizaste.
Estados disponibles en la central.
Estados disponibles en la central.
Elegir las tareas que vas a ejecutar primero depende de varios factores:
  • Fecha límite: Si tienes una fecha por cumplir; ejecuta esas tareas primero.
  • Número de taras en tu central: Si tienes menos de 30 tareas puedes priorizarlas sin una metodología. Cuando sobrepasas este límite es recomendable usar una metodología de priorización como ICE.
  • Ritmo de trabajo: ¿Eres de las personas que se enfocan más en la mañana o en la noche? Si estas trabajando justo en el periodo que más te conviene trata de ejecutar las tareas más complejas.
  • Emociones: Hay días en los que tu estado de ánimo no te permite avanzar. Tómate una pausa y ejecuta tareas simples que te causen hasta placer.
Si tienes dificultades para priorizar tareas usando estos factores subjetivos, podrías necesitar una metodología como ICE (una variación de RICE).
Con ICE obtienes un puntaje para cada tarea. Mientras más alto, más prioridad tiene esa tarea por encima de otras. Sus siglas significan:
  • Impacto: Evalúa el efecto que tendrá la tarea en el proyecto. Se suele calificar con una escala de 1 (mínimo) a 5 (máximo), donde se consideran factores como la satisfacción del usuario, la contribución a los objetivos del negocio o el aumento de ingresos. Un impacto significativo sugiere una mayor prioridad.
  • Confianza: Es una medida de cuán seguros estamos de nuestra estimación del impacto. Igualmente se califica con una escala de 1 (mínimo) a 5 (máximo). Una confianza alta refuerza la prioridad de una iniciativa porque reduce la incertidumbre en las estimaciones.
  • Esfuerzo: Representa la cantidad de trabajo requerido para completar la iniciativa, generalmente estimado en 1 (mínimo) a 5 (máximo). Un esfuerzo mayor implica una inversión de tiempo y recursos más significativa, lo cual puede disminuir la prioridad relativa de una tarea si el impacto o la confianza no son lo suficientemente altos.
La fórmula para calcular el valor de ICE es simple:
ICE = (Impacto x Confianza) / Esfuerzo
Este es un ejemplo de ICE aplicado a dos tareas:
Tarea de ejemplo A I: 5
C: 3
E: 2
ICE: 7.5
Tarea de ejemplo B I: 3
C: 5
E: 5
ICE: 3
La primera tarea tiene prioridad por encima de la segunda.
Dado que las calificaciones de ICE comienzan en 1 y terminan en 5, el mayor puntaje que puede obtener una tarea es de “25” y el mínimo es “0.2”.
Encuentra una versión de la plantilla de la central que incluye ICE en la sección de recursos. Cópiala a tu espacio personal con dos clics.
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Metodología ICE aplicada en la central.
Metodología ICE aplicada en la central.