Clase 2: Centralización

Clase 2: Centralización

Video preview
 
El objetivo de la centralización es agrupar todos tus pendientes en un solo lugar.
De seguro lo que tienes es mucha información dividida en varias plataformas, como tu correo electrónico, Slack, un cuaderno, post-its, etc.
Para mover esa información a tu “Central” es necesario que identifiques qué tipo de información es.
Para esto debes hacer esta pregunta: ¿Qué es este {recurso}?
Para esto debes hacer esta pregunta: ¿Qué es este {recurso}?
Por ejemplo: ¿Qué es este correo? o ¿Qué es este mensaje de Slack?
Solo hay 3 posibles respuestas a esa pregunta:
  • Es un accionable: Una tarea que debes ejecutar. Requiere de tu acción y trabajo operativo.
  • Es información: Que puede quedarse en el lugar en donde está (por ejemplo en tu correo electrónico) o que complementa a una tarea.
  • No es importante: Es ruido. Información que no sirve de mucho y que debes obviar.
Volvamos a nuestro caso de ejemplo:
¿Qué es: “Tu primo Roberto te envío una receta de picaña por WhatsApp.”?
Claramente es información que debería complementar un accionable, porque el proyecto requiere que elijas una receta para preparar el domingo.
Entonces podrías enviar a tu central esta tarea: “Elegir una receta para preparar” y como una subtarea o simplemente una nota asociar la receta que te envió Roberto.
Sigamos con el segundo item del ejemplo:
¿Qué es: “Tu tío te pidió que le separes un parqueadero de visitas.”?
Este es un accionable directo que debería ir a tu central: “Separar un parqueadero para el tío Carlos”.
Y un último ejemplo: ¿Qué es: “Enviaste invitaciones pero te confirmaron sólo 4 de las 12 personas que deberían ir.”?
Es también un accionable que puede ir a tu central como una tarea de seguimiento para las personas que no responden aún a la invitación.
Tu central debería verse algo así:
Tareas añadidas a la central.
Tareas añadidas a la central.

Superpoder: Atomización

¡En CAPS tienes superpoderes! Son el complemento ideal a la metodología y te ayudan a aumentar tu organización y productividad.
¡En CAPS tienes superpoderes! Son el complemento ideal a la metodología y te ayudan a aumentar tu organización y productividad.
Cuando estés centralizando tus tareas es una buena idea que también las atomices.
“Atomizar” significa dividirlas en subtareas lo más pequeñas posibles.
De esta manera te será más fácil completar la tarea principal y entender el esfuerzo que debes invertir para lograrlo.
Imagina que tienes esta tarea: Preparar una picaña al grill.
Al atomizarla se vería así:
  1. Paola: Confirmar la lista de ingredientes.
  1. Ingredientes: Comprar 200 gramos de picaña.
  1. Ingredientes: Comprar sal parrillera.
  1. Ingredientes: Comprar pimienta en grano.
  1. Recursos: Comprar carbón.
  1. Recursos: Comprar encendedor.
  1. Preparación: Salpimentar la picaña.
  1. Preparación: Sellar la picaña 1 minuto por lado.
  1. Preparación: Terminar la picaña 5 minutos por lado.
  1. Preparación: Dejar descansar la picaña 5 minutos y cortarla.
  1. Emplatar: Acompañar la picaña con espárragos frescos y tomates.
  1. Servir: Servir la picaña con una copa de vino.
  1. Paola: Recibir feedback de la receta.
¿Notaste algo?
  • Puedes pensar que es una hiper división de la tarea. Y posiblemente lo sea. Hay tareas que requieren llegar a este nivel de detalle y otras que no. Lo importante es que atomices tus tareas y mires a futuro para contemplar todos los pasos que necesitas cumplir (tuyos o de terceros) para ejecutarla.
Para atomizar una tarea hazte esta pregunta: ¿Cuáles son los pasos que debo seguir para completar esta {tarea}?
Para atomizar una tarea hazte esta pregunta: ¿Cuáles son los pasos que debo seguir para completar esta {tarea}?
  • Cada una de las subtareas tienen una categorización al principio, por ejemplo: “Ingredientes” o “Preparación”. Esto te ayuda a agrupar las subtareas parecidas y dibujar mentalmente los pasos que debes completar hasta cumplir con la tarea principal.
En la central puedes atomizar tus tareas agregando subtareas o un bloque de “Lista de tareas”:
Atomización de una tarea en la central usando subtareas y un bloque de “Lista de tareas”.
Atomización de una tarea en la central usando subtareas y un bloque de “Lista de tareas”.